海外出張の準備

海外出張の支度金

2011-10-30T20:56:05Z

支度金は、海外出張の際の旅費の一部として見られ、各企業や事業所等で定められる海外出張旅費規程の中にも定められています。
ほとんどの企業や事業所が支度金を出しているようですが、中には従業員の生活の向上等を理由にして、条件付で支給するという会社もあるようです。
支度金は、海外出張に必要な服装や身の回りのものなどを準備するのに必要な費用に当てられるものですが、その人の職務や出張する行き先や出張の長さによっても金額は異なってくる場合が多いようです。
支度金の支払いを受ける方法の例としては、海外出張を命じられた従業員が会社に対し旅費の金額の見積書を作成します。
許可を受けた見積書の額の範囲内で仮払金というものの支払いを受けます。
その後パスポート等の申請に必要なお金や海外旅行傷害保険に際しての保険料も会社負担となります。
このようにして支度金の申請をするのですが、実際には支度金を使用する人はあまりいないようです。

海外出張の持ち物リスト

2011-10-30T20:56:05Z

海外出張に行く際には旅行のための持ち物などの準備のためにリストを作っておくとよいでしょう。
またそれらのリストは今後の出張に関しても役立つものになる可能性があります。
日本にいる場合は身の回りの品なども何でも手に入るため、普段それほど不自由に感じないものだと思いますが、いざ海外出張へ行ってみるとひとつの忘れ物がものすごく必要なものだったと気づくこともあるかもしれません。
旅行のパンフレット等にも持ち物のリストの例が載っている場合もありますが、いずれもそれだけでは不十分とも言われます。
経験のある人の意見やホームページなどをチェックするとよいでしょう。
持ち物リストの区分けとしては、常に体に身につけておくもの、かばん等に入れておくもの（この際カウンターなどに預ける荷物はなくなってもよいというものだけを入れておく必要があるようです）控えを取っておくもの、等に分かれています。
これ等のリストの量は相当にたくさんあるものですが、海外出張が決まったらまず旅行案内書を購入して経験のある人に一度相談しておきながら適切な持ち物リストを作ると安全な海外生活をすごすことができると思われます。

海外出張の精算

2011-10-30T20:56:05Z

海外出張の旅費は、帰国してから海外出張旅費規程にそって精算します。
旅費の精算の内容は、一律支給、実費精算、一律支給と実費精算との併用のどれかで支払われるようです。
一律支給は、支度料や交通費、宿泊代などそれぞれに一定額が定められていて支給されるもので、実費精算は海外出張の出発の前にあらかじめ見積もりを出した旅費の計画書を基にして仮払いで旅費を支払ってもらい帰国後に領収書などを添えた精算書を元に整理する方法です。
現地で領収書が出ないところなどでは自分で領収書を持参して記入してもらうなどをしてください。
一律支給の場合は領収書等の証拠を提出する必要が無いため税務調査の際に疑われることもありますので、一律支給といえども詳細な精算書を領収書等の書類とともに提出しておくとよいとされます。
精算は経済的に安く合理的と認められる旅程を求められることになりますし、また帰国後精算をするための期限が定められていることもあるようですので迅速に処理しましょう。

海外出張の報告書

2011-10-30T20:56:05Z

海外出張先から帰国したら、出張報告書を作り提出すように求められることもあるようです。
出張中には忘れずにその日何をしたかなどを日記等につけておいて保存しておくとよいでしょう。
海外出張についての報告書の例としては、タイトルとして行き先と業務内容の名前を書き、相手先との協力体制や展望について大まかに付け加えます。
滞在に際してどんなことに興味を得たか、どのようなことに苦心したなどの自分なりの感想もあるとよい場合もあります。
報告書には仕事にでていたときだけではなくて海外出張への出発の準備段階から帰国までの行動について大まかに記入すると読む側も本人の行動について理解しやすいようです。
出張報告書には仕事の内容だけではなく担当者の名前や仕事の際に使用・入手した資料なども添付するようにしましょう。
報告書の最後には、担当者やお世話になった上司などに対して感謝の意を表すのもよいでしょう。
出張の際の旅費の精算書と詳しい出張報告書等を一緒に提出することで会社側にとっても解りやすいですし支払いも行われやすいといえます。

海外出張の旅費規程

2011-10-30T20:56:05Z

海外出張の際に所属する企業や事業所にて「海外出張旅費規程」が定められている場合があります。
この規定は会社や事業所の命令で海外に出張する際にかかる旅費や手続き等にかかる費用について定めたものです。
規定の内容によっては差額の自己負担等が求められることもあるので注意が必要です。
海外出張旅費として定められるのは以下の6つがあります。

　１．赴任支度料、　２．日当
　３．宿泊費
　４．交通費
　５．荷物輸送諸費用
　６．渡航雑費

となり、「４．」の交通費については、これらはもっとも運賃の安い経路を選ばねばならず下準備も必要でしょうし、航空機でも使用できる等級は決まってくるようです。
「５．」については、出張が長期に及んだり季節等の温度条件によって携帯する荷物の輸送料金を請求できるというものです。
「６．」については、パスポートを取得する際の印紙代金や各種証明書取得の際にかかる手数料に対しても料金が請求できるようになっています。
会社によっては、渡航の前にお金を支払ってくれるところもあるようですが、多くは帰国後一定期間内に旅費規程に沿って精算の後定額の支給かもしくは実費の支給かに分かれお金が支払われるようです。
いずれも旅費をつかう際にレシートや切符の半券などをなくさないように整理しておくとよいでしょう。

海外出張へ行く際のお土産

2011-10-30T20:56:05Z

海外出張から帰国するときに家族へ買うお土産は必須のものですが、ここでは海外で暮らす駐在者の日本人や外国人の社員の人たちへのお土産について考えて見ます。
一般的には、海外でははじめて会う人にはお土産を配る習慣は無いとされますが、それでも日本の古来のものや焼酎、日本酒など喜ばれるものも多いでしょう、お世話になる人に対しては、ここでひとつ日本のお土産など送ってみてはいかがでしょうか？
お土産を考える場合には相手について知ることも重要です。
相手が大人なのか子供であるとか、現地の食品状況によっては日本食なども喜ばれるかもしれませんし、現地でものがたくさん手に入るところへ赴任する場合だと、それにあった品物選びも重要になってきます。
事前に好みを聞ける人であるならリストを作ることも可能ですが、一般に日本人の人には手に入りにくいような日本の食材など、外国人には伝統工芸品など日本的なものを選ぶと無難であるといえます。
あまりたくさんのお土産は荷物になるためかさばらないもののほうがよいでしょう。
空港などの免税店などでは持ち込む量に規制はありますがお酒などが安く買えますし好まれるようです

海外出張を含む求人

2011-10-30T20:56:05Z

海外出張の求人では、勤務に海外出張を含む内容の仕事への募集が行われています。
海外に拠点をもつ大手銀行や、輸出等を行う電機メーカーなどからの求人があるようですが応募資格としては金融業務等の基礎知識があり経験もある者、大卒で学部は問わないが輸出営業の経験が３年以上あるとよいなど、いずれも大学卒かもしくは専門の業務経験のある人を求めているようです。
求人の中には海外出張をサポートする仕事の募集も行われているようです。
内容は、ビザ取得から現地情報の収集、航空券やホテルの手配等海外出張者のためのプランを考える業務ですので、知識も必要でしょうし語学力も求められると思われます。
専門性としては旅行関連業務のカテゴリーに入る内容のようです。
情報収集として勉強会や海外研修も行われるようなので今までの自分の能力をさらに伸ばしたい、海外出張について興味があるというかたは、これ等の業務に限らず海外出張専門の求人サイトなどにたくさんの広告がありますので参考にするとよいでしょう。

出張で海外に行くことになったら

2011-10-30T20:56:05Z

最近では旅行会社も海外出張に即した商品を用意しているようです。
航空券等を航空会社から直接仕入れる等により格安航空券などの手配ができるほか、ビジネスクラスまでの注文も可能でホテルやレンタカーなどを手配することもできるようです。
また、行く先を指定するだけで海外出張の際の通訳や空港の迎え等見積もりができるサービスもあるようですので自分の頭を悩ませて計画を立てる余裕の無い人や、初めての人などはこれらのサービスを利用してみてはいかがでしょうか。
海外への出張が決まったら、出発までにまずは大まかなスケジュールを立て、出張先に関する情報を集めましょう。
各国の大使館などに問い合わせてもよいでしょう。
また地図や行き先の国の文化や宗教、言語や天気などの大体の状況を把握しておくとよいようです。
荷物の準備などはすでに海外出張したことのある人や情報サイトなどを利用して何が必要で何が必要でないか等をリストにしておいてチェックできるようにしましょう。
準備をきちんとしたらあとは度胸でぶつかって見てください！

初めて海外出張に行くことになったら

2011-10-30T20:56:05Z

初めて海外出張に行く人には色々な不安もつき物でしょう。
ここでは海外出張に初めて行く際に役立つ方法などを紹介します。
海外出張に行くことになって困るのが、荷物が多すぎてしまうことです。
旅行になれてくると最低限の荷物しか持たないようになるようです。
パスポートや航空券、現金等の貴重品の他は、一週間以内の海外出張の場合は下着などを３日分ほど持って行きあとは洗剤と洗濯ばさみをもってゆき繰り返し使うようにすると荷物も少なくて済みます。
また荷物を少なくしたいからといっていつも飲んでいる薬の類や必需品を忘れないようにして下さい。
また海外出張の際の荷物は短期の出張ならばひとつにまとめてしまって機内持ち込みにしたほうが空港でも時間の節約になるようです。
機内持ち込み荷物の制限としては３辺が４５センチまで、重量は１０キログラムまでという事になっています。
飛行機を降りても大きな荷物が後からつくのを待つ必要がないためかなりの時間を短縮できることになります。
時差があると体のリズムはどうしても狂いますので仕方がないと開き直って、計画的に睡眠で調節するなどの対策を採ってください。

長期で海外出張することになったら

2011-10-30T20:56:05Z

海外出張で長期というと大体は一年以上を言うと思われますが、長期の海外出張で現地に滞在することになったときには家具や家電のついた短期の賃貸物件を借りるのもコストが安く済む手段となるでしょう。
海外では一週間を超えて滞在する際には家具つきのアパートを借りるのが普通のようです。
洗濯や食事作り等は自分で行わなければなりませんが、自宅のようにくつろげますので仕事で疲れた体も休まるというものでしょう。
長期の海外出張の際は現地で使用する飛行機が大幅に遅れたりキャンセルされたりというトラブルがあることも頭に入れておきましょう。
飛行機会社によっては代わりに昼食の無料券をくれたり日本の関連の航空会社だと夜遅くに目的地についてしまった際にはホテルに会社負担で泊めてくれたりという事もあるようですが、その場によって状況も違ってきますのでこれ等の補償が無い場合もあるといえます。
また長期出張の場合は現地の通過で決済のできるクレジットカードを作るようにすると便利なようです。
帰国の際には一年以上海外で生活していた場合には本人やその家族が使用していたものに限り一定の範囲内で税金が免除されるようです。